ইমেইলের প্রচলিত কিছু ভুল নিয়ে আমরা গত দুটি পর্বে বেশ গুরুত্বপূর্ণ আলোচনার শুরু করেছি। আমাদের উদ্দেশ্য হচ্ছে নতুন করে ইমেইল লিখার নিয়ম গুলো জেনে একটা স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতি ফলো করে ইমেইল লিখা। যারা গত পর্বের আলোচনাগুলো কি নিয়ে ছিল জানতে চান তাদের জন্য লিংক দিয়ে দিলাম।
ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ১ ( প্রফেশনাল ইমেইল এড্রেসের গুরুত্ব )
ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ২ ( সঠিক সাবজেক্ট লাইনের গুরুত্ব )
তো আজকে আমরা জন্য ইমেইলের বেশ কনফিউজিং একটা টপিক নিয়ে। যেই টপিকটি সম্পর্কে অনেকের ধারণা কম থাকতে পারে। এই পোস্টে আমরা ছোট কিছু ট্রিক্স জানবো যেটি আপনাকে নিশ্চিত করবে যে আপনার ইমেইলটি সঠিক ব্যাক্তির কাছেই যাচ্ছে এবং সেটি সঠিক ভাবেই যাচ্ছে। মোট কথা আমরা বুঝার চেষ্টা করবো কিভাবে TO, CC এবং BCC ফিল্ড গুলি কিভাবে ব্যবহার করতে হবে যাতে করে যে ইমেইলটি রিসিভ করবে সে কি পদক্ষেপ গ্রহণ করবে প্রাপ্ত ইমেইলের ভিত্তিতে ।
যাকে উদ্দেশ্য করে আপনার ইমেইল লিখেছেন তার ইমেইল এড্রেসটি আপনাকে To এর ঘরে বসাতে হবে । এক্ষেত্রে আপনি একাধিক ইমেইল এড্রেস বেবহার করতে পারবেন এবং একসাথে অনেকজনকে ইমেইলটি পাঠাতে পারবেন । ধরুন আপনি একসাথে ৫০ জনের একটি দলকে একই ইমেইল পাঠাবেন সেই ক্ষেত্রে আপনাকে বারবার আলাদা করে ইমেইলটি পাঠাতে হবেনা । আপনি ৫০ জনের ইমেইল এড্রেস একবারে To তে টাইপ করে দিলেই সেটি এক সাথেই ৫০ জনের কাছেই চলে যাবে । মজার বেপার হচ্ছে ওই ৫০ জনের প্রত্যেকেই আবার দেখতে পাবে আপনার পক্ষ থেকে আশা ইমেইলটি আর বাকি ৪৯ জন কাকে কাকে পাঠিয়েছেন আপনি ।
CC:
CC মানে হলো Carbon Copy । মূলত এটি হলো আপনার ইমেইলের একটি অতিরিক্ত কপি আপনি যদি কাওকে পাঠাতে চান তাহলে তার ইমেইল এড্রেস টি আপনি CC তে বসাবেন । কিন্তু CC তে যারা থাকবে তারা আপনার পাঠানো ইমেইলের কোনো রিপ্লাই বা অ্যাকশন নিবেন না। ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে CC ক্ষেত্রটি প্রায়ই ব্যবহার করা হয় প্রাপককে দেখানোর জন্য যাতে অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি ইমেল সম্পর্কে অবগত থাকেন এবং ইমেলটির যাতে জরুরি ভিত্তিতে ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয় এবং ইমেইলটি যাতে আরো গুরুত্ব সহকারে নেয়া হয় ।
BCC:
BCC মানে হলো Blind Carbon Copy। এই পার্টের মজার বিষয় হলো এই ফিল্ডে যেই ইমেইল এড্রেস গুলি রাখা হবে তাদেরকে To তে বা CC তে যারা আছে তারা দেখতে পাবেন । আপনি যদি এমন কোনো মেইল ১০ জনকে পাঠাতে চান যারা জানবেনা কাকে কাকে সেইম মেইল পাঠিয়েছেন তবে আপনি এই BCC অপশনটি ব্যবহার করতে পারবেন ।
আজ তাহলে এই পর্যন্তই। চোখ রাখুন পরবর্তী পর্বে, ইমেইল এর আরো বিস্তারিত জানতে। ততক্ষন পর্যন্ত ভালো থাকুন সুস্থ থাকুন আর বেশি বেশি নামাজ পড়ুন।