ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ৬ (ইমেইলের বডি পার্ট)

Kazi Majed

New member
Aug 9, 2020
6
0
1
ইমেইল রাইটিং নিয়ে আমরা গত বেশ কিছু পর্বে গুরুত্বপূর্ণ আলোচনা নিয়ে আপনাদের সামনে হাজির হয়েছি, আমরা চেয়েছি আমাদের আর্টিকেল এর মাধ্যমে আপনাদের কাছে ইমেইলের খুঁটিনাটি বিষয়গুলো সহজ ভাবে উপস্থাপন করার, আমাদের আর্টিকেল গুলো আপনাদের ইমেইল রাইটিংএ কিছুটা উন্নতি নিয়ে আসতে পারলে তবেই আমাদের সার্থকতা, আমরা আমাদের ব্লগের মাধ্যমে আপনাদের কাছে সবসময় পৌঁছে দিতে চাই প্রযুক্তির ভালো অধ্যায়গুলো, যাতে করে প্রযুক্তি আপনাদের কাছে আরো সহজ হয়ে উপস্থাপিত হয়, ইমেইল রাইটিং এর গত পর্বের লিংকগুলো আমরা দিয়ে দিচ্ছি, আপনারা চাইলে সময় করে দেখে নিতে পারেন ৷


ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ১ (প্রফেশনাল ইমেইল এড্রেসের গুরুত্ব)

ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ২ (সঠিক সাবজেক্ট লাইনের গুরুত্ব)

ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল – সিরিজ ৩ (TO / CC / BCC)

ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ৪ (কখন কোন স্যালুটেশন)

ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ৫ (কেন দরকার Greetings Line)


ইমেইল রাইটিং এর আজকের পর্বে আমরা আলোচনা করবো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ নিয়ে, আর সেটি হলো ইমেইলের বডি পার্ট ৷


ইমেইলের বডি পার্টে আপনাকে আপনার মেসেজটি খুব সুন্দর ও সাবলীল ভাবে উপস্থাপন করতে হবে ৷ বডি পার্ট যতটা সম্ভব ছোট এবং গুরুত্বপূর্ণ কথা দিয়ে পূর্ণ করতে হবে ৷ অপ্রয়োজনী কথা হারাতে পারে ইমেইলের গুরুত্ব ৷ যাকে ইমেইল পাঠাচ্ছেন আপনার লম্বা ইমেইল যেন উনার বিরক্তির কারণ না হয় সেদিকে সবসময় খেয়াল রাখবেন ৷ শুরুর আগে আপনি কে সেটা জানিয়ে দিন ৷ তারপর জানান কেন আপনি এই ইমেইলটি লিখছেন ৷ তারপর লিখুন আপনার অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কথা ৷ মনে রাখবেন আপনার ইমেইল যিনি রিসিভ করছেন তিনি এরকম আরো অনেক ইমেইল রিসিভ করছেন দৈনিক ৷ আপনার ইমেইলটি যদি তিনি গুরুত্বপূর্ণ মনে না করেন, অথবা আপনি যথাযথ ভাবে উপস্থাপন না করতে পারেন আপনার ইমেইল পাঠানোর কারণটা, তাহলে হয়তো আপনার ইমেইলটি স্প্যাম ফোল্ডার অথবা ট্র্যাশ ফোল্ডারে পাঠিয়ে দিতে পারে আপনার রিসিভার ৷


আমরা বরাবরই বলেছি ইমেইলের ক্ষেত্রে ফর্মাল ল্যাঙ্গুয়েজে ব্যবহার করুন ৷ ইনফরমাল বা শর্ট ফর্ম কখনো ব্যাবহার করবেন না ৷ এই যেমন ধরুন Don’t, can’t এসব শব্দ ব্যাবহার না করাই উত্তম ৷ অফেন্সিভ অথবা আক্রমণাত্মক ভাষা পরিহার করুন ইমেইল লিখার ক্ষেত্রে ৷ ইমেইলের সাথে যদি প্রয়োজনীয় কোনো ডকুমেন্টস পাঠিয়ে থাকেন তাহলে সেটিও উল্লেখ করুন ইমেইলের বডি পার্ট এ৷


বডি পার্ট এ যা বলতে চান সেটি গ্রেটিংস লাইন লিখে আলাদা পরের আরেকটি প্যারা থেকে শুরু করুন ৷ মাঝের এই প্যারায় আপনার প্রয়োজনীয় সব তথ্যকে স্থান দিন ৷ এবং যখন শেষ করবেন তখন আরেকটি প্যারায় ক্লোসিং স্টেটমেন্ট হিসেবে আপনি ধন্যবাদ জানিয়ে এবং কোনো কিছু দরকার পড়লে আপনার সাথে যেন যোগাযোগ করে এমন একটি মেসেজ দিয়ে ইমেইলের বডি পার্ট শেষ করুন ৷


আজ তাহলে এই পর্যন্তই। চোখ রাখুন পরবর্তী পর্বে। ইমেইল এর আরো বিস্তারিত জানতে। ততক্ষন পর্যন্ত ভালো থাকুন সুস্থ থাকুন আর বেশি বেশি নামাজ পড়ুন।