ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ২ ( সঠিক সাবজেক্ট লাইনের গুরুত্ব )

admin

Administrator
Staff member
Jul 14, 2020
50
6
8
বর্তমানে বহুল ব্যবহৃত একটি মাধ্যম হলো ইমেইল, কিন্তু অনেক সময়েই আমরা সঠিক নিয়ম না জেনেই ইমেইল করে থাকি।

ইমেইলের প্রচলিত কিছু ভুল নিয়ে আমরা আলোচনা শুরু করেছিলাম গত পর্ব থেকে। উদ্দেশ্য হচ্ছে নতুন করে ইমেইল লিখার নিয়ম জেনে একটা স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতি ফলো করে ইমেইল লিখা। যারা গত পর্বের আলোচনা কি ছিল জানতে চান তাদের জন্য লিংক দিয়ে দিলাম।

ইমেইল লিখার প্রচলিত কিছু ভুল - সিরিজ ১ ( প্রফেশনাল ইমেইল এড্রেসের গুরুত্ব )

আসুন আজ আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করি। আজকের বিষয় হলো ইমেইল সাবজেক্ট ! ব্যাপারটা খুবই সাধারণ মনে হলেও ততটা সাধারণ নয়। কেন বলছি ? আপনার ভুল অথবা অপেশাদারীয় সাবজেক্ট লাইনটি আপনার প্রেরকের কাছে পৌঁছে যাওয়া মেইলটিকে চিরতরে পাঠিয়ে দিতে পারে স্প্যাম ফোল্ডারে। আসুন বিস্তারিত জেনে নেয়া যাক।

আমাদের অনেকেই গুছিয়ে একটি সুন্দর ইমেইল লিখার পর ইমেইল এর সাবজেক্ট কি দিবেন সেটা নিয়ে দ্বিধায় পড়ে যান। আর ভাবতে ভাবতে দায়সারা ভাবে খুবই অগোছালো একটি সাবজেক্ট লাইন নিয়ে সহজেই কেটে পড়তে চান। ব্যাপারটি সম্পর্কে আপনার পরিষ্কার ধারণা না থাকাতে এমন অসহায় অবস্থায় পড়তে হচ্ছে, অনেক সময় অনেকে ইমেইল এর সাবজেক্ট লাইনকে ততটা প্রাধান্য দেননা, যেটা অনেক বড় ভুল। যেই জিনিস গুলো খেয়াল রাখবেন তা হলো-

ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে কখনো বানান ভুল করা যাবেনা। দরকার হলে বানান এর ভুল চেক করার জন্য গুগলের সাহায্য নিন।

ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে ছোট করে আপনার পাঠানো ইমেইলের উদ্দেশ্য বলুন। কেউ যদি চাকরির জন্য সিভি পাঠান তাহলে উল্লেখ করুন “Resume For Business Development Executive Position”, মোট কথা ফোকাসড থাকুন এবং ছোট করে আপনার পাঠানো ইমেইলের কারণটা বলুন।

কোম্পানি বা অর্গানাইজেশনে এ যারা কর্মরত আছেন তারা প্রশাসনিক নির্দেশনা ব্যতীত ইমেইলের সাবজেক্টে কখনোই Urgent, Hot News অথবা Emergency এসব উল্লেখ করবেন না। এতে প্রয়োজনের মুহূর্তে আপনার পাঠানো ইমেইলটি গুরুত্ব হারাতে পারে। ঠিক একই ভাবে এটি বাকি সাধারণ ইমেইল ব্যবহারকারীদের জন্যও প্রযোজ্য।

এতো কিছু জানার পর অনেকে ভাবতেই পারেন সাবজেক্টে কিছু লিখবেনই না! খালি রাখবেন? না সেটিও আপনার জন্য মোটেও উচিত হবেনা। অধিকাংশ ইমেইল রিসিভার ইমেইল এড্রেস এবং সাবজেক্ট লাইন দেখার পর ইমেইল খুলে দেখেন। অথবা অপ্রয়োজনীয় মনে হলে তিনি সেটিকে খুব সহজভাবেই ডিলিট অথবা স্প্যাম ফোল্ডারে পাঠিয়ে দেন। সুতরাং দ্বিতীয়বার ভাবুন ইমেইল সাবজেক্ট লাইনের ব্যাপারে

আজ তাহলে এই পর্যন্তই। চোখ রাখুন পরবর্তী পর্বে, ইমেইল এর আরো বিস্তারিত জানতে। ততক্ষন পর্যন্ত ভালো থাকুন সুস্থ থাকুন আর বেশি বেশি নামাজ পড়ুন।